英文邮件的书写要求和规范

来源：学生作业帮助网编辑：作业帮时间：2024/05/09 18:57:18

英文邮件的书写要求和规范

以下来自星火词网
（三）书信结构
书写英语信件要注意下面几点：英语书信结构、书写款式及要求：
1．书信结构英语书信结构一般有以下几个部分组成：
(1)信封（envelope）.英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票.只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样.发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,如下：
Liu Yan-hua
Room 302,No.48,Yanan Road (M) stamp
Shanghai,20040
P.R.China Prof.John Hill
607 North Willington Avenue
West Palm Beach,Florida 33404
U.S.A.
(2)信头 (heading),即写发信人的地址和日期（右上角）.信头位于信的最上方,原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反）,门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行）,城镇名和邮政编码占一行,国名占一行.然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式）,如：May8,1996或8May,1996.必然说明的是,月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996年5 月8 日,而英国人则理解为1996年8 月5 日.
(3)信内姓名地址 (inside address),即写收信人的姓名和地址（左上角）.封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄.封内地址的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样.
(4) 称呼 (salutation),即写对收信人的尊称（一般用Dear Mr.… ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss…,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）.称呼应与亲近程度相吻合.最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman （美国用）,一般用于给政府机关、官员的公函中,或用于首次往来的商业书信中.比较熟识的人由应称他的姓,最随便也是最亲近的称呼是直呼其名,一般用于亲朋好友,但应注意,称姓时只称姓,不要又称名,而称名时不要加Dr或Mr.如某人全名为William.另外,如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms..称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）.称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行.称呼后面的标点一般只能用逗号.以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：
Liu Yan-hua
Room 302,No 48,Yanan Road (M)
Shanghai 200040
P.R.China
June 22,2002
Prof.John Hill 607
North Willington Avenue
West Palm Beach,Florida 33404
U.S.A.Dear Professor Hill,
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注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略.
(5)正文 (body),即信件内的主要内容,是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确.如果正文很长需要几张信纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如：Mr.WilliamJ.Hall.正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行.
(6)信尾客套语 (complimentary close),即写信人在信的右（或左）下角,写上表示自己对收信人一种礼貌客气的谦称,相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语.如：Best wishes.
(7)信尾签名 (signature),即亲笔签上写信人自己的姓名,如:Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,.
如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名.除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括：
(a)附件 (Enclosure),以Enc.表示,如“附有.证明”应写为Enc…Certificate；
(b)再启（附言） (Postscript),一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,这时用P.S.表示,再写上遗漏的话即可,要长话短说.通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头.注意：在正式的信函中,应避免使用附言..表示；
(c)抄送件(Carbon Copy to…),以c.c.表示,说明一式多份抄送其他有关人员.这些都是次要的补充部分.P.S.主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象.Enc.和c.c.大都用在商贸信函中.

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你好，我在一家外企工作，平时经常会为国外客户写英文邮件。其实英文邮件放在日常生活中没有那么多硬性的规定，差不多就可以了。不需要按照书本上的条条框框来约束自己。基本格式到位就OK！
下面给你看一个例子！
Dear James,
Thanks for your last e-mail.I write to you for something to consider about................................(正文)..........................................................
I am appreciate with your reply at your free time./Any reply is appreciated.
Best regards,
Yours sincerely,
Linda

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是的，一般没那麼多要求，可能日本人的要客气些。一般按照正常的书信格式就可以了。如下邮件内容，供参考，谢谢。
Dear Jeff san,
Thank you for your suggestion.
But, 2W buffer between ETA HK and MSI Build Date is too long.It’ll be deifficult to us that we follow up if your demand changed than now.
Plesae revise again to 1W buffer.
Thank you for your understanding.
Best Regards,
Hidetoshi Fukui/NECP
Dear Fukui san
Thanks for your always help and cooperation.
I just communicated with our sales doli&irish san that we found time between materials ETA HK and MSI Build Date is just one week, if build time has some variation, we will be short for some materials, as this reason, I modify materials ETA HK time two weeks before ETA Build Date, may this could guarantee we will produce smoothly, besides not need mail you pull in the delivery schedule.
By the way, about CPU 10/27*1200 ETA HK, may you could arrange this shipment earlier 1/2 days. Thanks!
B&S
Jeff

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从问候开始
用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It ay Concern:"
感谢收件人
如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting ABC Company."如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。
表明你的意图
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。
结束语
在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."开始接着写，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."
结束
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

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